W praktyce wciąż pracujemy na budynkach, w których udziały w nieruchomości wspólnej zapisane są jako ułamki o mianowniku 1000 (np. 125/1000, 78/1000). To spuścizna lat 90., kiedy po wejściu w życie Ustawa o własności lokali notariusze i projektanci masowo przyjmowali „system tysięczny” jako czytelny i wygodny.
Dziś jednak, gdy mamy wyodrębnić nowy lokal (np. po adaptacji strychu albo podziale dużego mieszkania), pojawia się kluczowe pytanie:
Czy trzymać się historycznych „tysięcznych”, czy przeliczyć udziały wszystkim właścicielom od nowa – zgodnie z ustawą?
Jako rzeczoznawca majątkowy nie mogę podejść do tego wyłącznie technicznie. To decyzja prawna i organizacyjna, która ma realne skutki dla właścicieli.
Punkt wyjścia: co mówi ustawa?
Zgodnie z ustawą udział w nieruchomości wspólnej powinien odpowiadać stosunkowi powierzchni lokalu (wraz z pomieszczeniami przynależnymi) do łącznej powierzchni wszystkich lokali w budynku.
To oznacza, że:
udział każdego lokalu powinien być proporcjonalny,
suma udziałów musi wynosić 1 (czyli 100%),
udziały nie są „umowne” – wynikają z matematyki.
System „do 1000” był tylko sposobem zapisu. Problem zaczyna się wtedy, gdy nowy lokal powoduje, że dotychczasowa suma udziałów nie odpowiada już rzeczywistej proporcji powierzchni.
Scenariusz pierwszy – „dopasować się do tysięcznych”
W praktyce spotykam się z pokusą, by:
pozostawić dotychczasowe udziały bez zmian,
wyodrębnić nowy lokal,
„odjąć” odpowiednią część tysięcznych od lokalu macierzystego i przypisać ją dwóm nowym lokalom,
wszystko zamknąć nadal w mianowniku 1000.
To rozwiązanie jest organizacyjnie wygodne – bo wymaga działania tylko właściciela lokalu dzielonego.
Ale tu pojawia się problem 
Jeżeli udziały nie będą odpowiadały rzeczywistej proporcji powierzchni w całym budynku, to powstaje stan sprzeczny z ustawą. A udział w nieruchomości wspólnej ma charakter prawa rzeczowego – nie można go kształtować dowolnie.
W efekcie:
powstaje ryzyko wadliwego określenia udziałów,
pojawia się potencjalny spór przy sprzedaży lokalu,
bank może zakwestionować dokumenty przy kredycie,
wspólnota może mieć problem przy głosowaniach i rozliczeniach.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu – to rozwiązanie jest ryzykowne.
Scenariusz drugi – przeliczyć udziały wszystkim
Drugie rozwiązanie jest czyste matematycznie i zgodne z ustawą:
Obliczamy łączną powierzchnię wszystkich lokali po wyodrębnieniu nowego.
Każdemu lokalowi przypisujemy udział jako: powierzchnia lokalu / łączna powierzchnia wszystkich lokali.
Udziały zapisujemy jako ułamki (niekoniecznie do 1000 – mogą mieć dowolny mianownik).
To rozwiązanie:
jest w pełni zgodne z ustawą,
porządkuje stan prawny,
eliminuje historyczne niedokładności.
Ale…
Wymaga zmiany udziałów wszystkich właścicieli.
A to oznacza konieczność:
sporządzenia aktu notarialnego,
stawiennictwa wszystkich właścicieli,
jednomyślności.
W praktyce – bywa to logistycznie bardzo trudne.
Co zatem powinnam zrobić jako rzeczoznawca?
Moja rola nie polega na „dopasowaniu liczb”, ale na:
rzetelnym ustaleniu powierzchni,
wskazaniu prawidłowej proporcji udziałów,
przedstawieniu wariantów wraz z konsekwencjami.
W operacie i dokumentacji:
Obliczam udziały zgodnie z ustawą.
Wskazuję, że prawidłowe wyodrębnienie nowego lokalu wymaga korekty udziałów wszystkich lokali.
Informuję o konieczności aktu notarialnego obejmującego wszystkich właścicieli.
Nie mogę rekomendować rozwiązania sprzecznego z przepisami tylko dlatego, że jest prostsze organizacyjnie.
A jeśli wspólnota nie chce zmieniać udziałów?
Wtedy mamy do czynienia z realnym konfliktem między:
ü wygodą proceduralną
a
ü zgodnością z prawem.
Czasem praktykuje się rozwiązanie przejściowe – np. przygotowanie projektu nowego podziału i przeprowadzenie procesu uzgodnień wśród właścicieli jeszcze przed wizytą u notariusza lub przeliczenie udziałów w ułamkach dziesiętnych i zapisanie ich w ułamkach zwykłych w sposób, aby odpowiadał stanowi rzeczywistemu. To bardzo często spotykane rozwiązanie, które godzi obie metodologie. Pozwala zachować dotychczasowy „mianownik” i pozostawać „w zgodzie” z przepisami ustawy.
Z mojego doświadczenia wynika, że kiedy właściciele zrozumieją, że udział wpływa na:
wysokość zaliczek,
koszty remontów,
siłę głosu we wspólnocie,
wartość rynkową lokalu,
łatwiej jest uzyskać zgodę na uporządkowanie stanu prawnego.
Wniosek ekspercki
Jeżeli wyodrębniam lokal w budynku, w którym udziały zapisane są „do tysięcznych”, nie powinnam mechanicznie utrzymywać tego systemu, jeśli prowadzi on do niezgodności z ustawą.
Prawidłowym rozwiązaniem jest przeliczenie udziałów wszystkich lokali zgodnie z rzeczywistą proporcją powierzchni i dokonanie zmiany w formie aktu notarialnego z udziałem wszystkich właścicieli.
Bo udział w nieruchomości wspólnej to nie detal techniczny.
To element prawa własności.
A w prawie własności nie ma miejsca na „umowne uproszczenia”, jeśli są sprzeczne z ustawą.
Co dalej?
Uporządkowanie udziałów to fundament, ale to dopiero początek drogi. Skoro wiemy już, jak „ugryźć” matematykę i prawo, w kolejnej części przyjrzymy się bliżej samej materii budynku.
Już niedługo druga odsłona cyklu, w której opowiem o tym, co musi się wydarzyć „na placu boju”, czyli:
J akie wymogi techniczne musi spełnić strych, aby stał się pełnoprawnym mieszkaniem? 
Na co zwrócić uwagę przy przebudowie stropów i instalacji? 
Jak uniknąć najczęstszych błędów wykonawczych, które mogą zablokować uzyskanie zaświadczenia o samodzielności? 
Potrzebujesz pomocy przy wydzieleniu lokalu? 
– jestem tu, by Ci pomóc!